Valaki másolatot kért tőled mindenről, amit róla tárolsz — ez a GDPR szerinti érintetti hozzáférési kérés, angol rövidítéssel SAR. A Yaplet három CSV-letöltést ad: látogatói profilok, beszélgetések és üzenetek. Ezek nem egy emberre, hanem a teljes szervezetedre vonatkoznak, így az utolsó lépés a tiéd: szűrd le mindegyik fájlt a kérelmezőre, és küldd el neki a saját sorait.
Ezeket az exportokat csak a szervezet tulajdonosa futtathatja. Minden export bekerül az audit naplóba időbélyeggel és a neveddel.
1. Töltsd le a három fájlt
- Menj a Beállítások → Szervezeti beállítások → Adatexport menüpontba.
- Kattints a CSV letöltése gombra mindhárom kártyán — Látogatók, Beszélgetések és Üzenetek. Mindegyik külön töltődik le.
Látogatók
Látogatónként egy sor: látogató-azonosító, név, e-mail, ország, csomag, a saját külső azonosítód hozzá, egyéni adatmezők, a létrehozás dátuma, mikor látták utoljára, és hogy ki van-e tiltva.
Beszélgetések
Beszélgetésenként egy sor: beszélgetés-azonosító, a látogató neve és e-mail-címe, a csatorna, ahonnan érkezett, az állapota, a hozzárendelt ügyintéző, mikor indult, és mikor frissült utoljára.
Üzenetek
Üzenetenként egy sor: üzenetazonosító, a beszélgetés, amelyhez tartozik, a látogató neve és e-mail-címe, az üzenet szövege, a típusa, hogy kimenő volt-e, hogy a látogató látta-e, az ügyintéző és az időbélyeg.
2. Szűrd le a kérelmezőre
Nyisd meg mindegyik fájlt táblázatkezelőben, és tartsd meg csak a kérelmezőhöz tartozó sorokat. Az e-mail-cím a legegyszerűbb fogódzó: mindhárom fájlban szerepel. Kezdd a Látogatók fájllal, hogy biztosan a megfelelő embert találtad meg, majd ugyanazzal az e-mail-címmel szűrd a Beszélgetéseket és az Üzeneteket. A leszűrt sorokat küldd el neki — ne a nyers exportokat, mert azokban mindenki más adatai is benne vannak.
3. Válaszolj a határidőn belül
A GDPR 30 napot (egy hónapot) ad a kérés kézhezvételétől, ami valóban összetett esetekben három hónapra hosszabbítható. A letöltés maga másodpercek kérdése, így a határidő inkább arról szól, hogy pontosan azonosítsd az illetőt, és ellenőrizd, mit küldesz el.
Mit nem tartalmaz az export
- A chatben küldött feltöltött fájlok és képek tartalmát. Ezek külön tárolódnak, és kézzel kellene összegyűjteni őket.
- A biztonsági kockázati jelzéseket és a megbízhatósági pontszámokat. Ezeket a Yaplet vezette le, nem tőled kapta, és általában nem kell kiadni — ha bizonytalan vagy, kérdezd meg a jogi tanácsadódat.
Mi lehet, hogy már nincs meg
A Yaplet ütemezetten eltávolítja a régi adatokat, így egy régen járt látogatóról szóló kérésre jogosan jöhet vissza az, hogy nincs semmi. A beszélgetések fizetős csomagon három év, ingyenes csomagon 120 nap inaktivitás után törlődnek, egy anonim látogató pedig, akinek már nincs beszélgetése, 125 nap inaktivitás után törlődik. Aki azonosította magát — e-mail-címmel, telefonszámmal vagy a saját ügyfélazonosítóddal —, az megmarad, bármeddig is tétlen. A teljes ütemezésért lásd: Mit töröl a Yaplet automatikusan.
Őrizd meg a nyomot
Minden export automatikusan bekerül az audit naplóba. Ha egy felügyeleti hatóság később megkérdezi, mikor intézted a kérést, az a bejegyzés a dátumozott bizonyítékod.