Rögzítsd, melyik eszközön aktívak az ügyintézők a műszak alatt

Az ügyintéző munkába menet a telefonjáról indítja el a műszakot, és csak egy órával később ül le a számítógéphez. Ezt a műszak kezdési és befejezési ideje sosem mutatja meg. Ha bekapcsolod az aktivitás rögzítését, minden műszak előzményében az is látszik, melyik eszközön dolgozott ténylegesen a Yapletben az ügyintéző, és mikor.

Mit rögzít a Yaplet

Amíg a rögzítés be van kapcsolva és fut az ügyintéző műszakja, minden eszköz, amit használ — számítógépes böngésző, telefonos böngésző vagy a Yaplet mobilalkalmazás —, rövid jelzést küld a Yapletnek, amikor ott csinál valamit, legfeljebb 10 percenként egyszer.

• Mi számít aktivitásnak: billentyűleütés, kattintás, koppintás vagy görgetés a Yapletben. Az egér mozgatása vagy egy nyitva hagyott Yaplet-fül soha nem számít.
• Mit tartalmaz egy jelzés: az eszköz fajtáját, a hálózatot és az országot — ugyanazt, amit egy műszakindítás is rögzít.
• Mikor nem rögzít semmit: amikor az ügyintéző nincs műszakban. Az egyetlen kivétel a műszakindítás utáni első jelzés: ez megmondja, mióta volt az adott eszköz megszakítás nélkül használatban. Így ellenőrizni tudod azt a kezdési időt, amit valaki korábbra tett, mert elfelejtette elindítani a műszakot.

Bekapcsolás

1. Menj a Csapat → Műszakok → Összes műszak oldalra.
2. Keresd meg az Aktivitás rögzítése műszak alatt kapcsolót az oldal fejlécében, a Műszak hozzáadása gomb mellett. Telefonon a cím alatt, teljes szélességben találod.
3. Kapcsold be. Megjelenik az „Aktivitás rögzítése bekapcsolva” üzenet.

A rögzítés addig ki van kapcsolva, amíg valaki be nem kapcsolja. Bárki, aki megnyithatja az Összes műszak oldalt, be- és kikapcsolhatja, és minden változás bekerül az audit naplóba. A Műszakok része, nem kerül külön pénzbe.

Mit látnak az ügyintézők

Amíg a rögzítés be van kapcsolva, az ügyintézők ezt az értesítést látják a Műszak indítása menü első soraként, és a Saját műszakok oldal Műszak indítása ablakában:

Amíg fut a műszakod, a Yaplet rögzíti, melyik eszközön vagy aktív.

A Copilot is ezt mondja, amikor egy ügyintéző rajta keresztül indítja a műszakját. Az ügyintézők nem kapnak olyan képernyőt, ahol a saját aktivitásukat látnák.

Az Aktivitás kártya olvasása

Nyisd meg a műszak előzményét: az Összes műszak oldalon nyisd meg a műszak sorának végén lévő műveleteket, és kattints a Naplók ellenőrzése gombra. A Csapat → Műszakok → Jelentések oldalról is eljutsz ide: kattints egy napra az Ügyintéző napi órák részben, és az aznapi összes műszak az előzményével együtt jelenik meg. Az Aktivitás kártya a Kezdési idő, Befejezési idő és Megjegyzések kártyák alatt van. Csak azok látják, akik megnyithatják az Összes műszak vagy a Jelentések oldalt.

A kártyán ezek a sorok jelenhetnek meg:

• Eszközönként egy sor, például „iPhone · Safari: első aktivitás …, utolsó aktivitás …, kb. 10 perc aktív idő”. A műszak indítása és befejezése is aktivitásnak számít azon az eszközön, amelyikről érkezett. Az aktív idő minden olyan 10 perces szakaszra 10 percet ad, amelyben az adott eszközt legalább egyszer használták, és csak a műszak jelenlegi kezdési és befejezési ideje között számol.
• „Megszakítás nélkül használatban … óta” — egy eszköz sora alatt: az az eszköz már legalább egy perccel a műszak indítása előtt használatban volt.
• „Az első aktivitás 47 perccel a kezdés után” — a műszak kezdési ideje után mennyivel csinált először valamit az ügyintéző a Yapletben.
• „A kezdést 30 perccel korábbra tették, mint amikor a műszakot elindították — ezt az időt a rendszer nem rögzítette.” (vagy ugyanez a lezárás utánra tett befejezésre) — valaki a műszak időpontjait azon az időn túlra szerkesztette, amíg az óra ténylegesen futott, így a Yaplet akkor nem rögzített. Ez nem jelenti azt, hogy az ügyintéző tétlen volt. Egy „Megszakítás nélkül használatban … óta” sor alátámaszthatja a korábbi kezdést.
• „A műszak befejezési ideje utáni aktivitás nem számít bele (utolsó: …)” — az ügyintéző a műszak befejezési ideje után is használta a Yapletet; ez nem számít bele az aktív időbe.
• „Nincs rögzített aktivitás — a rögzítés ki volt kapcsolva, vagy az ügyintéző nem használta a Yapletet ebben a műszakban.”

A kártyák alatti naplótáblázatban van egy Eszköz oszlop, ami minden sornál megnevezi az eszköz fajtáját — Windows · Chrome, iPhone · Safari, Yaplet app · Android és így tovább. Maguk az aktivitásjelzések nem jelennek meg sorként; a kártya összesíti őket.

Ha sok műszakot akarsz egyszerre átnézni, kérdezd meg a Copilotot — például: „Ki indítja telefonról a műszakot, és ér csak jóval később a géphez?”. A Copilot nem tudja be- vagy kikapcsolni a rögzítést; ezt egy embernek kell megtennie az Összes műszak oldalon.

Mit nem tud megmondani

• Az aktív itt azt jelenti: aktív a Yapletben. Az e-mailben, telefonon vagy bármilyen más eszközben végzett munka itt nem látszik, tehát egy kiesés nem bizonyítja, hogy valaki tétlen volt.
• Az eszköz fajtáját látja, nem a konkrét eszközt. Két Chrome-ot futtató windowsos laptop egyformán Windows · Chrome néven jelenik meg. Az otthont az irodától a hálózat különbözteti meg — a műszakindítás vagy -befejezés sorának IP cím oszlopa.
• Az időpontok közelítőek. Egy eszköz legfeljebb 10 percenként jelez, ezért az utolsó aktivitás akár 10 perccel korábbi lehet annál, amikor az ügyintéző valóban abbahagyta, és csak a nagyjából 20 percnél hosszabb szünetek látszanak.
• Jelzés, nem bizonyíték. Egy elszánt ember egy szkripttel aktivitást színlelhet egy böngészőben. Kezeld a kártyát okként arra, hogy rákérdezz, és visszatartó erőként — ne önmagában bizonyítékként.

Szólj a munkatársaidnak

Sok országban, az EU-ban is, a munkáltatónak tájékoztatnia kell a munkavállalókat, ha a munkahelyi aktivitásukat figyeli. A Műszak indítása menüben megjelenő értesítés segít, de nem helyettesíti, hogy te magad is szólj a csapatodnak — nézd meg, milyen szabályok vonatkoznak rátok ott, ahol te és a munkatársaid dolgoztok.

Mi jön ezután?

Az Aktivitás kártya a műszak előzményében van, a műszakon végzett összes szerkesztés mellett: Műszakszerkesztések auditálása.