Azt szeretnéd, hogy a widget munkaidőben elérhetőnek, azon kívül offline-nak mutassa a csapatodat. A Yapletben nincs kitöltendő nyitvatartási naptár. Az elérhetőség élő dolog: abból jön, hogy az ügyintézőid éppen most online-ra vannak-e állítva.
Mitől lesz online egy ügyintéző
Mindenki a saját státuszát a vezérlőpult bal alsó sarkában lévő profilképéről állítja — a menü Online állapot vagy Offline állapot lehetőséget kínál. Ezt a státuszt látják a látogatók, és ezt nézi meg a Yaplet, mielőtt élő embert ajánlana.
A műszakok hozzá vannak kötve. Ha valaki Chat szolgálat típusú műszakot indít, miközben offline, a Yaplet megkérdezi, átállítsa-e a státuszát online-ra: ha igent mond, a státusz a műszakkal együtt átvált, ha nemet, a műszak el sem indul. A műszak befejezésekor a Yaplet a tükörkérdést teszi fel az offline állapotról, és a válaszodtól függetlenül befejezi a műszakot.
Az Egyéb munka típusú műszak úgy követi az órákat, hogy senki státuszához nem nyúl. Ez való képzésre, adminisztrációra és háttérmunkára.
Műszaktípusok létrehozásához vagy módosításához olvasd el a Műszaktípusok és fizetési szorzók beállítása cikket.
Az elvárt munkaidő beállítása
Semmi nem kényszerít senkit arra, hogy adott időpontban jelentkezzen be. A nyitvatartást úgy állítod be, hogy megbeszéled a csapatoddal, utólag pedig a műszaktáblázatokban és a jelentésekben ellenőrzöd a lefedettséget — lásd: Ügyintézői időriportok olvasása.
Mondd meg a látogatóknak, mikor van általában online a csapatod
Ha azt szeretnéd, hogy a látogatók megtudják, mikor van általában ott valaki, töltsd ki az Ügyintézők elérhetősége beosztást: menj a Márka → Márkabeállítások → Ügyintézők elérhetősége oldalra, válassz időzónát, kapcsold be azokat a napokat, amikor az ügyintézőid válaszolnak a chatekre, és add meg, mettől meddig. Ha minden nap ki van kapcsolva, a beosztás nincs megadva.
Ezek azok az órák, amikor a csapatod válaszol a chatekre, nem az, amikor a vállalkozásod vagy az üzleted nyitva van — a nyitvatartást a tudásbázisban tartsd. Csak tájékoztatnak: senkit nem kapcsolnak online vagy offline állapotba, így egy ügyintéző továbbra is csak akkor számít online-nak, ha a saját státusza Online.
Mit kapnak a látogatók, ha senki nincs online
Egy ügyintéző csak akkor számít elérhetőnek, ha három dolog igaz: a státusza Online, nincs letiltva a munkaterületeden, és hozzáfér ahhoz a márkához, amelyhez a chat tartozik. A widget kezdőképernyőjén a csapatod arcképei alatti sor is ezt követi: ha senki sem elérhető, „A csapat most nem elérhető — hagyj üzenetet, és itt válaszolnak” áll ott „A csapat elérhető” helyett.
Ha egy látogató mégis embert kér, a beszélgetés akkor is beérkezik hozzátok, és ott vár, a munkaterületed tulajdonosa pedig értesítést kap. A weboldalad chatjében a látogató egy kártyát kap ezzel a címmel: A csapat most nem elérhető. Minden, amit alá ír, egyenesen a csapatodhoz kerül, és ugyanebben a chatben válaszoltok neki; megadhat egy e-mail címet is, hogy e-mailben is elérjétek — ez nem kötelező. A Facebook Messengeren és az Instagramon, amelyek nem tudnak kártyát mutatni, a Yaplet helyette egy rövid üzenetet küld: elnézést kér, elmondja, hogy jelenleg minden ügyintéző offline, és elkéri az üzenetét (és az e-mail címét, ha a Yaplet még nem ismeri).
Mindkettő beépített. A chat widget szerkesztőjében nincs offline-üzenet mező, amivel átírhatnád őket.
Ha meg van adva az Ügyintézők elérhetősége, és a látogató ezen kívül kér embert, a kártya azt is megmondja, mikor lesz a csapatod legközelebb általában online — például „Általában újra elérhetők: hétfő 09:00” — a látogató nyelvén és időzónájában; Messengeren és Instagramon az üzenet mondja meg, így: „Általában ekkor vagyunk újra elérhetők: hétfő 09:00”. Az AI chat ugyanezt teszi, ha a látogató azt kérdezi, mikor érhet el egy embert: a beosztásod alapján felel, mindig úgy, hogy „általában”. Az elérhetőségen belül, vagy ha nincs megadva, nem írunk időpontot.
Az, hogy valaki online van, még nem garantálja a választ. Ha 5 perccel azután, hogy a látogató embert kért, a csapatodból még senki nem válaszolt, és senki nem vette át a beszélgetést, a weboldal chatje ugyanezt a kártyát mutatja A csapat még nem tudott válaszolni címmel, a munkaterületed tulajdonosa pedig értesítést kap. Messengeren és Instagramon ilyenkor semmi nem megy ki a látogatónak, de a tulajdonos ugyanúgy értesítést kap. Az 5 perc rögzített, nincs hozzá beállítás.
Ha a chatet kezelő ügyintéző offline
A beszélgetés annál az ügyintézőnél marad, akinél van. Ha a látogató akkor ír, amikor ő nem elérhető — Offline, le van tiltva, vagy nem fér hozzá a márkához —, és 5 perce nem írt abba a beszélgetésbe, a Vex átveszi a beszélgetést és válaszol, ha tud válaszolni ennek a látogatónak. Ha nem tud, a beszélgetés új ügyintéző-kérésként visszakerül a csapatodhoz. A csapatod mindkét esetben egy privát sort lát a beszélgetésben, például: „Anna offline volt — az AI átvette a beszélgetést”. Aki 5 percen belül írt a beszélgetésbe, annál marad, akármit mutat a státusza, az e-mail-beszélgetések pedig mindig az ügyintézőjüknél maradnak. Részletek: Mikor adja át a Vex az ügyintézőnek?
Nézd meg, ki van most bejelentkezve
Menj a Csapat → Műszakok → Összes műszak oldalra. Minden elindult, de még be nem fejezett műszak az Időtartam oszlopában futó időzítőt mutat kész összeg helyett, tehát az éppen futókat könnyű kiszúrni. A futó műszak kis időzítőt tesz a bal oldali menü tetejére is annál, akihez tartozik.
Mi jön ezután?
Arról, hogyan indítják és fejezik be az ügyintézők a saját műszakjukat, olvasd el a Be- és kijelentkezés az inboxból cikket.