Nincs ütemező
A Yaplet hangügyintézőihez nincs nyitvatartási panel. Semmi nem kapcsolja ki a hangügyintézőt este hatkor és vissza reggel kilenckor, és számonkénti időbeosztás sincs. Ha ezt a képernyőt kerested, az nem létezik.
Helyette három megközelítésed van, és egy fontos tény, ami eldönti, melyik működik közülük valójában.
A fontos tény: a hangügyintéző nem tudja, hány óra van
A Yaplet nem ad a hangügyintézőnek órát. Nincs aktuális ideje, nincs dátuma, és nincs olyan eszköze, amely a nyitvatartásodat olvasná. A saját utasításai a „mennyi az idő” kérdést kötetlen csevegésként kezelik — olyasmiként, amire lazán válaszolni kell, nem utánanézni.
A következmény fontos, ezért mondjuk ki egyértelműen: a hangügyintéző nem tud másképp viselkedni attól függően, hogy a hívó nyitvatartáson belül vagy azon kívül telefonált, mert nem tudja, melyikről van szó. Az olyan prompt, ami azt mondja, hogy „ha valaki nyitvatartáson kívül hív, mondd meg neki, hogy zárva vagyunk”, olyan döntést kér tőle, amihez nincs információja.
Tehát arra tervezz, hogy közlöd a hívókkal a nyitvatartásodat, ne arra, hogy a hangügyintéző reagál rá.
1. lehetőség — tedd közzé a nyitvatartásodat cikként
Ez a legerősebb megoldás, és ezzel érdemes kezdeni. Írd meg a nyitvatartásodat egy cikkben a Márka → Tudás oldalon, és tedd közzé. A közzététel azonnal indexeli, és a következő hívástól kezdve a hangügyintéző megtalálja, valahányszor valaki azt kérdezi, „mikor vagytok nyitva?”, és természetesen felolvassa.
Úgy írd meg, ahogy mondanád, az időzónával együtt, és tartsd egy helyen, hogy a hangügyintézőnek ne legyen mi között választania:
Nyitvatartásunk: hétfőtől péntekig 9:00-tól 18:00-ig, közép-európai idő szerint.
Hétvégén és munkaszüneti napokon zárva vagyunk.
Ezen kívül írj a [email protected] címre, és a következő munkanapon válaszolunk.2. lehetőség — írd bele a nyitvatartást a hangügyintéző promptjába
Add hozzá ugyanezt az információt a hangügyintéző Általános fülén a Prompt mezőhöz. Ez garantálja, hogy a hangügyintéző akkor is meg tudja mondani a nyitvatartásodat, ha a keresés nem talál semmit, és lehetővé teszi, hogy megadd a hangnemet ahhoz, mit ajánljon fel helyette.
Nyitvatartásunk hétfőtől péntekig 9:00-tól 18:00-ig tart, közép-európai idő szerint.
Amikor a nyitvatartást említed, mindig mondd meg az időzónát is.
Ha valakinek emberre van szüksége, ajánld fel az üzenethagyást, vagy irányítsd a [email protected] címre.
Soha ne ígérd meg, hogy még ma visszahívja valaki.Figyeld meg, mit nem csinál ez a prompt: sosem mondja, hogy „ha munkaidőn kívül van”. Tényeket ad a hangügyintézőnek, amelyeket ki tud mondani, és ez olyasmi, amire valóban képes.
3. lehetőség — szüneteltesd a hangügyintézőt kézzel
Ha azt szeretnéd, hogy a telefont egyáltalán ne vegyék fel — ünnep, tervezett leállás, vagy amíg átírod a promptot —, szüneteltesd a hangügyintézőt:
- Nyisd meg a Márka → Hang oldalt.
- Keresd meg a hangügyintéző kártyáját, és nyisd meg a ⋯ menüjét.
- Válaszd a Szüneteltetés pontot. A kártyán megjelenik a Szüneteltetve jelvény, és ugyanaz a menü ezután a Folytatás lehetőséget kínálja.
A szüneteltetett hangügyintéző nem veszi fel a telefont, akkor sem, ha még mutat rá egy szám. A beállításaihoz nem nyúlunk.
A szüneteltetés kézi művelet, nem ütemezés. Nincs mód rá, hogy minden hétvégén automatikusan szüneteljen — minden pénteken magad csinálnád. A legtöbb vállalkozásnak az 1. és a 2. lehetőség együtt a jobb válasz: a telefont mindig felveszik, a hívók pedig megtudják a nyitvatartást és azt, mit tegyenek ezután.
Mit nem állít meg a szüneteltetés
A szüneteltetés megállítja a hívások fogadását, tehát megállítja a percalapú díjakat. A szám havi bérletét viszont nem állítja meg. A hangügyintéző törlése sem — az leválasztja a számait, de azok a fiókodban maradnak, továbbra is számlázva. Kizárólag a szám felszabadítása a Beállítások → Szervezeti beállítások → Telefonszámok oldalon veti véget a havi díjnak, és ezt csak a szervezet tulajdonosa teheti meg.
Különböző számok, különböző viselkedés
Minden telefonszám pontosan egy hangügyintézőnél csöng, és minden hangügyintézőnek saját promptja, hangja és nyelve van. Így egy nappali értékesítési vonal és egy éjjel-nappali ügyeleti vonal egyszerűen két hangügyintéző, két számmal és két különböző prompttal, és a márka tudásán kívül semmit nem osztanak meg egymással.
Az egyiket szüneteltetheted, a másikat futni hagyhatod, és ez a legközelebbi dolog a vonalankénti ütemezéshez, ami ma létezik.
Mit olvass ezután
Hogy pontosan megértsd, mit tud a hangügyintéző kikeresni egy híváson: Mit tud a hangügyintéződ, és honnan tudja. Ha egy konkrét embert szeretnél megakadályozni abban, hogy bármelyik órában hívjon: Nem kívánt hívók blokkolása.