E-mail-fiók csatlakoztatása

Hogyan működik az e-mail a Yapletben?

Minden Yaplethez csatlakoztatott címre küldött e-mail beszélgetést hoz létre az inboxodban. Az ügyintézők a Yapletből válaszolnak, a válaszaik pedig e-mailként jutnak el az eredeti feladóhoz. A szálazás automatikus — a látogató következő válasza ugyanabba a beszélgetésbe érkezik vissza.

Kétféle cím közül választhatsz:

• yaplet.io cím — azonnal kész, nincs DNS-beállítás. Az e-mailek a [email protected] címre érkeznek. Teszteléshez vagy belső használatra jó.
• Cím a saját domaineden — az e-mail a saját domainedre érkezik és onnan is megy ki (például [email protected]). DNS-hitelesítést igényel, de teljesen a tiédnek látszik.

1. lehetőség — yaplet.io e-mail-cím létrehozása

1. Menj a Beállítások → Szervezeti beállítások → Emailing oldalra. A Yaplet Emailek fül nyílik meg alapértelmezés szerint.
2. Kattints az Email cím létrehozása gombra.
3. Add meg azt a részt, ami a @yaplet.io elé kerül — például a support-cegem a [email protected] címet hozza létre.
4. Válaszd ki a Widgetet, amelybe ez a cím kézbesítsen. Az erre a címre érkező e-mailek annak a chat widgetnek az inboxába kerülnek.
5. Kattints a Létrehozás gombra.

Ennyi. Oszd meg az új címet az ügyfelekkel, vagy használd átirányítási célként egy már meglévő címedhez (lásd alább).

2. lehetőség — a saját domained használata

Ahhoz, hogy [email protected] néven küldj és fogadj, előbb hitelesítened kell a domaint.

1. Menj a Beállítások → Szervezeti beállítások → Emailing → Egyéni Domainek oldalra.
2. Kattints a Domain hozzáadása gombra, és add meg a domain nevét.
3. Vedd fel a Yaplet által kiírt DNS-rekordokat a domained DNS-szolgáltatójánál. A lista a te domainedre készül, és jelöli, melyik rekord opcionális — az egyik egy MX rekord magán a domainen, és erre csak akkor van szükség, ha a Yapleten belül fogadni is szeretnél e-mailt azon a domainen.
4. Kattints a DNS ellenőrzés gombra, ha a rekordok propagálódtak. Ez általában egy-két óra, néha akár 48.
5. A domain hitelesítése után az Email hozzáadása gombbal hozd létre a [email protected] címet, és válaszd ki, melyik widgetbe kézbesítsen.

3. lehetőség — meglévő cím átirányítása

Ha az ügyfelek már a [email protected] címre írnak, megtarthatod azt, és a Yapleten keresztül irányíthatod anélkül, hogy bárki észrevenné:

1. Hozz létre egy yaplet.io címet (fenti 1. lehetőség).
2. Hitelesítsd a saját domainedet, és hozz létre rajta egy feladói címet (fenti 2. lehetőség).
3. Az e-mail-szolgáltatódnál (Gmail, Outlook, Zoho, cPanel és társai) irányítsd át a [email protected] címet a yaplet.io címedre.

Az átirányított e-mail megérkezik a Yapletbe, az ügyintézők pedig a hitelesített domaineden keresztül a [email protected] névvel válaszolnak. Az ügyfelek semmi különbséget nem érzékelnek.

Vex válaszol az e-mail-beszélgetésekre

Egy e-mail-cím egy chat widgethez tartozik, a widget pedig egy márkához. Ha annak a márkának van aktív Vex AI ügynöke, Vex magától válaszol a bejövő e-mailekre, mindabból, ami a márka Tudás oldalán van — tudásbázisok, dokumentáció, feltöltött fájlok, a Yaplet által beolvasott weboldalak és kérdés-válasz bejegyzések. Semmit nem kell a widgethez kapcsolni. Az ügyfél pillanatokon belül e-mailben kapja a választ, és egyszerűen válaszolva folytathatja.

• Egyértelműen AI-ként jelölve — minden AI-e-mail alján kis lábléc jelzi, hogy az AI asszisztens írta.
• „Beszélnék egy emberrel” link — egy kattintás és egy megerősítés, és a beszélgetés a csapatod sorába kerül emberi válaszra.
• Vex átengedi a terepet — amint egy ügyintéző válaszol, vagy embert kértek, Vex csendben marad abban a beszélgetésben.
• Nincsenek robothurkok — a házon kívüli válaszokat, hírleveleket és más gépi leveleket felismeri, és soha nem válaszol rájuk, a napi korlátok pedig megakadályozzák, hogy két rendszer a végtelenségig válaszolgasson egymásnak.

Azt, hogy Vex mikor ajánl fel embert, a Márka → Vex → Személyiség → Átadás ügyintézőnek részen állítjátok be — lásd: Mikor adja át a Vex az ügyintézőnek?

Szűrd meg, mi jut be — és mire válaszol Vex

Két beállítás a Márka → Márkabeállítások → E-mail fülön távol tartja a kéretlen leveleket az inboxodtól. Mindkettő a márka összes címére vonatkozik — a yaplet.io és a saját domaines címekre egyaránt.

• Spamszűrő — alapból bekapcsolva. A spamnek jelölt vagy bizonyíthatóan hamisított feladójú e-mailek még azelőtt eldobódnak, hogy beszélgetés lenne belőlük: semmi nem jelenik meg az inboxban, és senki nem kap értesítést. A vírust hordozó levelek mindig eldobódnak, akár be van kapcsolva ez a szűrő, akár nincs. Csak az egyértelmű spamítéletek szűrődnek ki — a határeseti levelek mindig átjutnak. Kapcsold ki, ha azt szeretnéd, hogy minden megérkezzen.
• AI válaszszűrő — alapból kikapcsolva. Bekapcsolva egy gyors AI-ellenőrzés elolvassa a bejövő e-mailt, mielőtt Vex válaszolna, és eldönti, hogy egyáltalán érdemel-e választ — az ügyfélkérdések igen; a hírlevelek, számlák és hideg ajánlatok nem. A kiszűrt e-mail látható marad az inboxodban, de Vex csendben marad, és a csapatod sem kap róla értesítést. A Szűrési utasítások mezőben saját szabályokat adhatsz hozzá hétköznapi nyelven — például „Számlákra soha ne válaszolj. Vendégcikk-ajánlatokra mindig válaszolj.”

Az eldobott spam e-mail nyom nélkül eltűnik, ezért ha egy ügyfél azt mondja, hogy az üzenete nem érkezett meg, kérd meg, hogy küldje újra — vagy kapcsold ki a spamszűrőt, amíg utánajársz.

E-mail-szálazás és az E-mail jelvény

Minden kimenő e-mail egyedi reply-to címet visz, így a válaszok ugyanahhoz a beszélgetéshez térnek vissza, és „Re: {az ügyfél tárgya}” formában mennek ki, így az ügyfél postafiókjában a saját szálukba rendeződnek. Az inboxodban az e-mail tárgya lesz a beszélgetés címe, az e-mailből indult beszélgetések E-mail jelvényt kapnak, az e-mailben küldött válaszok pedig egyetlen buborékként jelennek meg e-mail jelöléssel. Az ugyanarról az e-mail-címről érkezett többi beszélgetés az oldalsávból érhető el.

Mi következik?

Készen állsz közösségi csatornák csatlakoztatására? Lásd: Instagram DM csatlakoztatása vagy Facebook Messenger csatlakoztatása.